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Mon service a déployé l'outil de sortie d'audience, découvrez comment mettre vos créneaux à disposition du BEX !

Mon Suivi Justice est un outil numérique qui se veut avant tout être simple et facile à utiliser. Il a été pensé par et avec des agents du terrain (notamment les agents du SPIP des Hauts-de-Seine et du tribunal judiciaire de Nanterre) pour être le plus intuitif et efficace possible.

Cet outil permet aux agents d’organiser la prise de convocation devant le JAP ou le SPIP dès la condamnation et donnant lieu à l’envoi d’un SMS de convocation et de rappel aux probationnaires. Il fonctionne comme un agenda partagé en vous permettant de mettre à votre disposition les créneaux sur lesquels vous pouvez convoquer les personnes condamnées. Le BEX ou les greffiers n'auront plu qu'à créer ou sélectionner le probationnaire et saisir en quelques clics la convocation devant le service compétant. En temps réel, vous avez a disposition les tableaux de sortie d'audience qui sont alimentés et accessible dans l'application.

Nous avons prévu une documentation pour vous guider dans la prise en main de la plateforme.

Pour prendre rendez-vous avec notre équipe de déploiement afin d'être accompagné.e dans la prise en main de l'outil, envoyez-nous un mail à l'adresse : support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr

Gestion des créneaux de sortie d'audience SAP/SPIP

Cette documentation est à destination des agents du SPIP et du SAP ayant pour mission de créer et supprimer les créneaux disponibles dans leurs services respectifs afin que les agents du BEX ou agents correctionnels puissent fixer des convocations de sortie d’audience dans les créneaux dédiés.

Si vous souhaitez télécharger ce document au format PDF : cliquez ici.

Lexique :

- Capacité : le terme « capacité » fait référence au nombre de personne qui peuvent être convoquées à la même heure.

I. Création des créneaux

Il existe deux types de créneaux dans l’outil Mon Suivi Justice : les créneaux récurrents et les créneaux ponctuels.

A. Les créneaux récurrents

Cette fonctionnalité permet de créer pour une durée de 6 mois, des créneaux fixes aux mêmes jours et horaires.

Exemple : si votre service à un créneau disponible tous les mardis des 6 prochains mois à 9h00, il convient de créer un créneau récurrent.

NB : même si vous créez des créneaux récurrents tous les mardis, il est toujours possible de supprimer certains mardis à une date précise. Pour cela : voir la partie II suppression des créneaux.

• Étape 1 : cliquez sur l’onglet Lieux dans l’onglet Administration de Mon Suivi Justice.

• Étape 2 : cherchez le lieu dans lequel vous souhaitez créer ces créneaux et cliquez sur modifier.

Si vous êtes agent du SAP : le lieu sera le tribunal dans lequel se déroulent les convocations devant le JAP après une audience.
Si vous êtes agent du SPIP : le lieu est le bâtiment central de votre SPIP.

• Étape 3 :

Si vous êtes au SPIP : cliquer sur la partie « créneaux récurrents » sous « Agenda ».

Si vous êtes au SAP : cliquer sous la partie « créneaux récurrents » sous chaque cabinet pour lequel il vous faut des créneaux récurrents.

• Étape 4 : Création des créneaux récurrents

Vous pouvez choisir de créer les créneaux pour un seul jour de la semaine.

Exemple : je crée un créneau récurrent le lundi à 14h45 pour une durée de 45 minutes et une capacité de 10 personnes. Cliquez sur ajouter. Ce créneau apparaitra tous les lundis à 14h45, et le BEX/greffe correctionnel pourra inscrire 10 personnes à cet horaire.

Vous pouvez choisir de créer un grand nombre de créneaux d’un coup. Il suffit d’entrer les jours, l’heure du premier créneau, du dernier créneau, l’intervalle entre chaque créneau, le nombre de personne par créneau (la capacité) et la durée de chaque créneau. Cliquez ensuite sur tout créer.

Exemple : je décide de créer des créneaux tous les lundis et mardis entre 9h et 11h avec un intervalle de 30 minutes entre chaque créneau et une capacité d’une personne. Chaque créneau dure 30minutes.

Pour vérifier : je descends ma page et je regarde les journées du lundi et mardi, les créneaux que je viens de créer apparaissent.

B. Les créneaux ponctuels

Cet outil permet de créer des créneaux à une date précise, lorsque vos dates ne sont pas fixes pour les sorties d’audience.

Exemple : je dois créer un créneau le mardi 10 mars, un créneau le jeudi 12 mai ...

• Étape 1 : cliquez sur l’onglet Créneau dans l’onglet Administration.

• Étape 2 : cliquez sur « nouveau créneau ».

• Etape 3 :

- Si vous êtes agent du SAP choisissez l’agenda (c’est-à-dire le juge/cabinet concerné), le type de convocation (sortie d’audience SAP) et la ou les date.s.

- Si vous êtes agent du SPIP choisissez l’agenda (c’est-à-dire le SPIP), le type de convocation (sortie d’audience SPIP ou SAP DDSE) et la ou les date.s.

Vous pouvez saisir autant de date que vous le souhaitez dans le calendrier comme sur l'image ci-dessous :

• Étape 4 : deux possibilités s'offrent à vous pour s'adapter au mieux à votre organisaiton, la création de créneaux uniques ou de plages de créneaux.

- Cliquez sur "Créneau unique" si vous souhaitez créer un seul créneau sur les dates sélectionnées

- Cliquez sur "Plage de créneaux" si vous souhaitez créer plusieurs créneaux avec les mêmes caractéristique sur chaque dates sélectionnées. Indiquez simplement l'heure de début du premier et du dernier créneau. L'intervalle vous permet d'indiquer la durée de chacun.

Étape 5 : Durée et capacité des créneaux

• J'exprime la durée en minutes
• La capacité correspond au nombre de personnes que je peux recevoir sur chaque créneau : individuel ou collectif

Cliquez sur "Enregistrer" : vos créneaux sont ouvert pour le BEX

II. Suppression de créneau

A. Suppression d’un créneau à date fixe

Il vous est possible de supprimer ponctuellement des créneaux à une date précise qu’il s’agisse d’un créneau ponctuel ou récurrent.

• Étape 1 : cliquez sur l’onglet créneau.
• Étape 2 : utilisez les filtres pour trouver le créneau à supprimer puis cliquez sur « Fermer » en face du créneau souhaité.

Exemple : je veux supprimer un créneau du cabinet 2, au TJ de Nanterre, le 18 août à 10h30. Je remplis les filtres et je clique sur « Fermer » à côté du créneau que je souhaite supprimer.

Il est possible de sélectionner plusieurs créneaux, et de tous les supprimer en une fois en cliquant sur « Fermer la sélection ».

B. Suppression de créneaux récurrents

Pour les premières étapes, voir I.A. (Étapes 1 à 3) et retournez sur l’agenda de créneau récurrent souhaité.

Vous pouvez supprimer en une fois un ensemble de créneau : ↓

Vous pouvez supprimer une journée entière :

Exemple : je supprime le lundi, aucun créneau ne sera plus disponible le lundi.

Vous pouvez supprimer un seul créneau récurrent, un jour à une heure précise.

Exemple : je supprime le créneau du lundi à 9h00.

III. Vérification des tableaux

Les créneaux permettent d’alimenter des tableaux.

Sur la page d’accueil de l’outil : cliquez sur sortie d’audience SPIP/SAP ou SAP DDSE selon votre service.

Vérifiez que le tableau contient les bonnes informations.

Pour toute informations supplémentaires, vous pouvez nous contacter : support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr