Mon Suivi Justice est déployé au sein de mon tribunal judiciaire, comment ça fonctionne ?
Mon Suivi Justice est un outil numérique qui se veut avant tout être simple et facile à utiliser. Il a été pensé par et avec des agents du terrain (notamment les agents du SPIP des Hauts-de-Seine et du tribunal judiciaire de Nanterre) pour être le plus intuitif et efficace possible.
Vous ne devriez donc même pas avoir besoin de notre formation ! Toutefois, pour celles et ceux qui le souhaitent, nous avons prévu une formation vidéo pour vous guider dans la prise en main de la plateforme.
Pour prendre rendez-vous avec notre équipe de déploiement afin d'être accompagné.e dans la prise en main de l'outil, vous pouvez réserver un créneau en cliquant sur le lien suivant : Prendre RDV
Cliquez sur les rubriques ci-dessous pour accéder à nos tutoriels vidéos : ↓
La documentation ci-dessous pourra également vous guider dans la prise en main de l'application ↓
L’outil de rappel de convocation par SMS
Envoyer une convocation à un probationnaire non enregistré sur MSJ (ex. nouveau suivi)
Pour créer des nouveaux probationnaires et prendre des convocations, aller sur la page d’accueil de l’outil agent, cliquez sur « Nouveau probationnaire » :
Ensuite, cette page apparaît.
Il convient de renseigner les informations demandées, puis de cliquer sur « Enregistrer et convoquer » ou « Enregistrer sans convoquer ».
Il n’est pas obligatoire d’indiquer le numéro de dossier APPI. Seul les données avec une étoile sont obligatoires. Si le probationnaire ne possède pas de numéro de téléphone ou que vous ne détenez pas cette information, ne pas remplissez pas le champ et indiquez “Ne possède pas de téléphone portable”.
En appuyant sur « Enregistrer et convoquer », la page suivante s'affiche :
Après avoir sélectionné le type de convocation, plusieurs informations sont demandées :
Une fois les champs complétés, il faut choisir entre « Prévenir immédiatement par SMS et envoyer un rappel avant la convocation » et « Envoyer uniquement un rappel par SMS avant la convocation ». Dans tous les cas, le probationnaire recevra un SMS de rappel 48 heures ou 24 heures avant sa convocation (en fonction de ce qui a été décidé par votre service).
En choisissant « Prévenir immédiatement par SMS et envoyer un rappel avant la convocation », le probationnaire recevra un SMS immédiatement afin de lui confirmer sa convocation ainsi qu’un SMS de rappel.
Vous pouvez cliquer sur « Convoquer ».
Cette page s’affiche alors avec les informations de la convocation et tout l’historique des SMS envoyés :
Si vous avez choisi d’envoyer un SMS de confirmation, le SMS envoyé s’affichera dans l’historique. Si vous avez choisi de n’envoyer que le SMS de rappel, celui-ci s’affichera dans l’historique qu’une fois envoyé au probationnaire, c’est-à-dire 48 ou 24h avant la convocation.
Si le probationnaire est déjà enregistré dans MSJ
Pour prendre une convocation, il suffit de recherche un probationnaire depuis la page d’accueil par son nom, prénom ou numéro de téléphone sous le format 06XXXXXXXX ou 07XXXXXXXX :
Si le probationnaire possède un numéro de téléphone, il suffira de cliquer sur « Convoquer ».
Si le probationnaire ne possède pas de numéro de téléphone dans l’application (aucun numéro de téléphone portable affiché)
Il faudra lui ajouter un numéro en cliquant directement sur « Modifier » dans les résultats de la recherche.
Il faudra alors renseigner un numéro de téléphone pour le probationnaire. Il est tout à fait possible de faire un copier-coller depuis APPI. Il est possible de renseigner le numéro de téléphone avec des espaces, des tirets, des points ou simplement en accolant les chiffres.
Puis cliquer sur « Enregistrer ». L’historique se met automatiquement à jour en indiquant qu’un nouveau numéro de téléphone a été renseigné. Vous pourrez ensuite continuer et convoquer ce probationnaire en cliquant sur « Convoquer ».
Il est tout à fait possible de prendre une convocation pour un probationnaire n’ayant pas de numéro de téléphone rentré dans l’application afin d’avoir un suivi dans Mon Suivi Justice ou de réserver un créneau en sortie d’audience devant le SPIP ou le SAP. Cependant, il n’y aura aucun rappel de convocation par SMS.
Indiquer le statut de la convocation
Dans l’onglet « Convocation », la liste de ces dernières apparaît. Une fois que la convocation est passée, il est possible d’indiquer si le probationnaire a été présent, absent et s’il a justifié son absence.
En indiquant le statut comme « Manqué » une fenêtre s’ouvre et vous propose d’envoyer un SMS au probationnaire pour lui faire remarquer son absence. L’envoi de ce SMS n’est pas obligatoire, il est possible de remplir uniquement le statut sans envoyer de SMS.
Indiquer le statut des convocation permet de suivre le taux de présence et d’absence aux convocations des probationnaires, et donc l’impact du rappel par SMS sur votre service. Ces statistiques de présence sont visibles sur la page d’accueil pour tous les agents du service.
Modifier ou annuler une convocation
Pour modifier ou annuler une convocation, il existe deux chemins. Vous pouvez rechercher la convocation à modifier ou annuler en vous rendant sur le profil du probationnaire. Pour cela, recherchez le probationnaire dans la barre de recherche puis cliquez sur son nom pour aller sur son profil.
Puis sélectionnez la convocation à modifier ou annuler en cliquant sur « Voir ».
Pour modifier la convocation cliquez sur « Replanifier ».
Cela vous permet de modifier la date de la convocation ainsi que l’horaire.
En cliquant sur « Enregistrer » un SMS sera automatiquement envoyé au probationnaire pour l’avertir de la modification de la convocation.
Si aucun SMS n’a été envoyé (ni la confirmation, ni le rappel), le probationnaire recevra un SMS pour lui avertir que la convocation a été modifiée. Si la modification a lieu avant que ne soit envoyé le rappel, le SMS de rappel prend en compte la modification de la convocation.
L’historique informe que la modification de la convocation et vous indique le SMS de replanification envoyé au probationnaire.
Si vous souhaitez modifier le lieu de convocation, il conviendra d’annuler la convocation et de reprendre une convocation.
Pour annuler une convocation, cliquez sur « Annuler ».
Une fenêtre apparait afin de confirmer l’annulation de la convocation. Cela permet de ne pas annuler de convocation par erreur.
En cliquant sur « OK » un SMS est envoyé au probationnaire pour l’avertir de l’annulation de sa convocation.
La modification et l’annulation des convocations est possible pour ses propres convocations, les convocations des autres agents ainsi que pour le secrétariat.