Mon service a déployé l'outil de sortie d'audience, découvrez comment prendre des convocations et mettre vos créneaux à disposition du BEX !

Mon Suivi Justice est un outil numérique qui se veut avant tout être simple et facile à utiliser. Il a été pensé par et avec des agents du terrain (notamment les agents du SPIP des Hauts-de-Seine et du tribunal judiciaire de Nanterre) pour être le plus intuitif et efficace possible.

Cet outil permet aux agents d’organiser la prise de convocation devant le JAP ou le SPIP dès la condamnation et donnant lieu à l’envoi d’un SMS de convocation et de rappel aux probationnaires. Il fonctionne comme un agenda partagé en vous permettant et en permettant au SPIP de mettre à votre disposition les créneaux sur lesquels vous pouvez convoquer les personnes condamnées. Le BEX, les greffiers ou les agents de votre service n'auront plu qu'à créer ou sélectionner le probationnaire et saisir en quelques clics la convocation devant le service compétant. En temps réel, vous avez à disposition les tableaux de sortie d'audience qui sont alimentés et accessibles dans l'application.

Nous avons prévu une documentation pour vous guider dans la prise en main de la plateforme.

Pour prendre rendez-vous avec notre équipe de déploiement afin d'être accompagné.e dans la prise en main de l'outil, envoyez-nous un mail à l'adresse : support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr

Prise de convocation en sortie d'audience (accessible uniquement aux agents du SAP)

Au même titre que le BEX et le greffier correctionnel, vous avez la possibilité de convoquer des probationnaires en sortie d'audience devant le JAP ou le SPIP (s'il a déployé l'outil de sortie d'audience).

Il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

Étape 1 :

Sur la page d’accueil, réaliser une recherche de probationnaire en saisissant les premières lettres du nom, du prénom ou le numéro de téléphone du probationnaire.

  • Scénario 1 : Le probationnaire est déjà référencé dans Mon Suivi Justice . Vous allez alors pouvoir cliquer sur «Convoquer » dans la colonne « Action ».

💡 Vérifiez que le numéro de téléphone est bien renseigné, si ce n’est pas le cas vous pouvez l’ajouter en cliquant sur « Modifier ».

  • Scénario 2 : Le probationnaire n’est pas référencé, cliquez alors sur « Nouveau probationnaire ». Indiquer le nom, le prénom, la date de naissance et le numéro de téléphone. Cliquez ensuite sur « Enregistrer et convoquer ».

Étape 2 :

Renseignez le numéro de parquet (facultatif) et le lieu.

💡 L’agenda correspond alors au cabinet de chaque juge pour les convocations en sortie d'audience SAP. Un bouton sous le champ « Agenda » vous permet de connaitre la répartition des cabinets en cliquant dessus.

Étape 3 :

Apparaissent alors seuls les créneaux disponibles. Choisissez le créneau qui vous convient. Si un numéro de téléphone a été enregistré, vous pouvez choisir d'envoyer un SMS immédiatement, lors de la prise de convocation, ET un SMS de rappel OU de n'envoyer QUE le SMS de rappel. Cliquez ensuite sur « Convoquer ».

Etape 4 : fiche de convocation

Apparaissent les informations relatives à la convocation. Vous pouvez « Replanifier », "Excuser" ou « Annuler » la convocation en cas de besoin. Le créneau initialement pris se libèrera et un SMS sera envoyé au probationnaire.

💡 Pour consulter les convocations saisies il vous suffit de vous rendre sur les onglets « Sortie d’audience JAP » et/ou « Sortie d’audience SPIP ».

Gestion des créneaux de sortie d'audience SAP/SPIP

Cette documentation est à destination des agents du SPIP et du SAP ayant pour mission de créer et supprimer les créneaux disponibles dans leurs services respectifs afin que les agents du BEX ou agents correctionnels puissent fixer des convocations de sortie d’audience dans les créneaux dédiés.

Si vous souhaitez télécharger ce document au format PDF : cliquez ici.

Lexique :

- Capacité : le terme « capacité » fait référence au nombre de personne qui peuvent être convoquées à la même heure.

I. Création des créneaux

Cet outil permet de créer des créneaux à une ou plusieurs dates précises.

Exemple : je dois créer un créneau le mardi 10 mars, un créneau le jeudi 12 mai ...

  • Étape 1 : cliquez sur l’onglet Créneau dans l’onglet Administration.
  • Étape 2 : cliquez sur « nouveau créneau ».
  • Etape 3 :

- Si vous êtes agent du SAP choisissez l’agenda (c’est-à-dire le juge/cabinet concerné), le type de convocation (sortie d’audience SAP) et la ou les date.s.

- Si vous êtes agent du SPIP choisissez l’agenda (c’est-à-dire le SPIP), le type de convocation (sortie d’audience SPIP ou SAP DDSE) et la ou les date.s.

Vous pouvez saisir autant de date que vous le souhaitez dans le calendrier comme sur l'image ci-dessous :

  • Étape 4 : deux possibilités s'offrent à vous pour s'adapter au mieux à votre organisaiton, la création de créneaux uniques ou de plages de créneaux.

- Cliquez sur "Créneau unique" si vous souhaitez créer un seul créneau sur les dates sélectionnées

- Cliquez sur "Plage de créneaux" si vous souhaitez créer plusieurs créneaux avec les mêmes caractéristique sur chaque dates sélectionnées. Indiquez simplement l'heure de début du premier et du dernier créneau. L'intervalle vous permet d'indiquer la durée de chacun.

Plage de créneaux

➔ Dans cet exemple j'’aurais donc :

  • un créneau à 9h30
  • un créneau à 10h
  • un créneau à 10h30
  • un créneau à 11h
  • un créneau à 11h30

Étape 5 : Durée et capacité des créneaux

  • J'exprime la durée en minutes
  • La capacité correspond au nombre de personnes que je peux recevoir sur chaque créneau : individuel ou collectif

Cliquez sur "Enregistrer" : vos créneaux sont ouvert pour le BEX

II. Suppression de créneau

  • Étape 1 : cliquez sur l’onglet créneau.
  • Étape 2 : utilisez les filtres pour trouver le créneau à supprimer puis cliquez sur « Fermer » en face du créneau souhaité.

Exemple : je veux supprimer un créneau du cabinet 2, au TJ de Nanterre, le 18 août à 10h30. Je remplis les filtres et je clique sur « Fermer » à côté du créneau que je souhaite supprimer.

Il est possible de sélectionner plusieurs créneaux, et de tous les supprimer en une fois en cliquant sur « Fermer la sélection ».

III. Vérification des tableaux

Les créneaux permettent d’alimenter des tableaux.

Sur la page d’accueil de l’outil : cliquez sur sortie d’audience SPIP/SAP ou SAP DDSE selon votre service.

Vérifiez que le tableau contient les bonnes informations.

Pour toute informations supplémentaires, vous pouvez nous contacter : support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr