Foire aux Questions Mon Suivi Justice
Le top des questions posées par les agents :
Pour déployer Mon Suivi Justice dans votre service, il suffit de remplir ce formulaire en ligne.
Ensuite, notre équipe se charge de tout ! + d'informations sur le déploiement ici
Vous pouvez créer la page de votre service sur le site public en remplissant l'un ou l'autre formulaire :
Mon Suivi Justice n'est pas connecté à l'application APPI. L'utilisation de Mon Suivi Justice nécessite une double saisie : la première dans APPI, la seconde dans MSJ. Nous avons limité au maximum les champs nécessitant cette double saisie. Par ailleurs, nous réalisons une reprise partielle des probationnaires que vous suivez dans APPI.
Rassurez-vous, le temps estimé pour enregistrer un nouveau probationnaire et prendre une convocation est de moins de 45 secondes.
A l'avenir, Mon Suivi Justice sera intégré à l'application PRISME (en V2) et la double saisie ne sera plus nécessaire.
Les probationnaires ne peuvent pas s'opposer au traitement de leurs données dans MSJ, mais ils peuvent refuser de recevoir des SMS sur leur téléphone personnel.
Le recueil de leur consentement n'a pas besoin d'être formalisé : il suffit d'informer le probationnaire en sortie d'audience, ou lors d'une convocation de suivi SPIP/SAP. En cas d'absence de la personne, il sera prochainement possible de déclencher un STOP SMS à la réception du premier message.
Si le probationnaire s'oppose à recevoir des SMS, vous pourrez cocher la case "ne souhaite pas recevoir de SMS" dans son profil MSJ.
Il est possible que votre probationnaire ait déjà été enregistré dans MSJ par un autre service.
A ce jour, le dessaisissement d'un service en faveur d'un autre service doit être effectué par l'équipe Mon Suivi Justice.
Si l'application détecte un doublon, nous vous invitons à :
- ne pas créer de profil en doublon ;
- envoyer un mail à l'adresse support support@mon-suivi-justice@beta.gouv.fr avec l'identité du probationnaire ou le numéro de suivi APPI et en nous confirmant que le suivi du probationnaire est désormais assuré par votre service.
Notre équipe se chargera de son transfert vers votre service.
Chaque service désigne un ou plusieurs administrateurs locaux pour gérer les paramètres du service dans l'application Mon Suivi Justice.
L'administrateur local peut créer, modifier ou muter des agents dans son service - créer et modifier les lieux de convocation du service - désarchiver le profil des probationnaires et créer des créneaux de convocation pour la sortie d'audience et la fonction DDSE.
Afin d'intégrer un nouveau service, l'administrateur local du service vers lequel je mute doit demander la création d'un nouvel agent.
Lorsqu'il entrera mon adresse email, l'application détectera la présence d'un doublon et lui demandera de confirmer ma mutation dans son service.
Mon précédent service sera informé automatiquement par mail de ma mutation.
L'outil de sortie d'audience permet au BEX ou au greffier correctionnel de convoquer la personne condamnée devant le SAP ou le SPIP et ce, dès la sortie d'audience à partir des créneaux créées par ces services.
L'outil SAP DDSE permet au greffier ou juge de l'application des peines d'inscrire les probationnaires sur des créneaux mis à disposition par les agents de pose directement dans l'application afin de faciliter la pose de bracelets électroniques.
Si votre service ne dispose pas encore de la sortie d'audience, vous pouvez prendre contact avec nous support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr.
Il est possible pour chaque service de personnaliser les SMS dans une certaine mesure (limite de caractères). L'ajout de nouveaux types de convocations peut être à l'équipe Mon Suivi Justice mais fera préalablement l'objet d'un arbitrage quant à sa priorité.
Le désarchivage d'un probationnaire est une fonctionnalité ouverte aux administrateurs locaux de votre service.
Si vous ne connaissez pas l'identité de votre administrateur local ou si votre service n'en a pas désigné, contactez-nous support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr
Le rappel de convocation par SMS ne fait pas partie de la procédure pénale.
Seule la convocation papier a une valeur juridique.
Les outils MSJ n'ont pas vocation à remplacer la convocation par papier qui doit être effectuée en parallèle de l'envoi du SMS.
Questions Générales
Mon Suivi Justice vise à améliorer le suivi des personnes condamnées en milieu ouvert en :
- réduisant le taux d'absentéisme aux convocations devant le SPIP et le SAP ;
- facilitant la prise de convocations de sortie d'audience et de pose de bracelets électroniques ;
- proposant des outils dématérialisés et pédagogiques pour informer les PPSMJ ;
- proposant une interface de suivi simple, intuitive, avec des statistiques pertinentes pour les services ;
Pour ce faire, Mon Suivi Justice a développé 4 outils :
- le rappel de convocations par SMS ;
- un agenda partagé de sortie d'audience ;
- un site public pour informer au mieux les probationnaires et les aider à préparer leur convocation ;
- un espace dédié aux probationnaires pour suivre leur peine et retrouver leurs convocations et interlocuteurs.
En moyenne, Mon Suivi Justice a permis une réduction de 38% du taux d'absentéisme dans les services qui l'ont déployé.
Mon Suivi Justice est la 1ère start-up d'Etat du ministère de la Justice.
Elle n'a rien d'une entité privée pour autant : il s'agit en fait d'une petite équipe autonome et interdisciplinaire, financée par le ministère de la Justice et pilotée par des agents publics, qui vise à résoudre un problème majeur, réel et actionnable à l'aide du numérique.
Les start-up d'Etat font partie du programme interministériel Beta.gouv qui défend des valeurs de transparence et d'efficacité dans une approche qu'on peut résumer en quatre piliers :
- les besoins des usagers sont prioritaires ;
- le produit est amélioré de manière continue grâce aux retours des utilisateurs ;
- le pilotage se fait par l'impact plutôt que les moyens ;
- une équipe autonome est entièrement dédiée au produit développé.
Mon Suivi Justice n'est pas connecté à l'application APPI. L'utilisation de Mon Suivi Justice nécessite une double saisie : la première dans APPI, la seconde dans MSJ. Nous avons limité au maximum les champs nécessitant cette double saisie. Par ailleurs, nous réalisons une reprise partielle des probationnaires que vous suivez dans APPI.
Rassurez-vous, le temps estimé pour enregistrer un nouveau probationnaire et prendre une convocation est de moins de 45 secondes.
A l'avenir, Mon Suivi Justice sera intégré à l'application PRISME (en V2) et la double saisie ne sera plus nécessaire.
Mon Suivi Justice est déployé au sein des tribunaux judiciaires et des services pénitentiaires d'insertion et de probation.
Dans les tribunaux judiciaires, il est utilisé par les services d'application des peines (greffiers, JAP, secrétariat) et par les services correctionnels en charge des sorties d'audience : BEX, greffier correctionnel, greffier TPE…
Dans les SPIP, il est utilisé par les DPIP, CPIP, les surveillants pénitentiaires en charge des poses de bracelets électroniques et les secrétariats.
En 2024, 111 services, SPIP et Tj confondus, utilisent les outils Mon Suivi Justice.
Mon Suivi Justice est déjà déployé dans certains services d'outre-mer comme en Guyane.
Il est tout à fait possible de le déployer dans les autres services d'outre-mer après avoir vérifié la compatibilité des indicatifs téléphoniques avec l'envoi de SMS par l'application.
Si vous souhaitez faire des tests pour votre service, prenez contact avec notre équipe support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr.
Notre équipe a conçu de nombreux supports de communication à destination des agents et des probationnaires.
Le site public Mon Suivi Justice propose des informations localement personnalisées sur les services et les organismes d'accompagnement des probationnaires, ainsi que des informations générales sur l'exécution d'une peine en milieu ouvert, les aménagements de peine, les obligations et interdictions ainsi que sur les interlocuteurs du suivi.
Le site Découvrir Mon Suivi Justice, dédié aux agents, propose de nombreuses informations, des actualités et des vidéos de formation à toutes les fonctionnalités de l'application.
Déploiement
Les services d'application des peines, les services pénitentiaires d'insertion et de probation, et les bureaux d'exécution des peines (et greffiers d'audience prenant le relai du BEX) peuvent utiliser les outils MSJ.
Le déploiement des outils MSJ dans votre service est conditionné à l'accord de la hiérarchie : directeur de greffe, directeur pénitentiaire d'insertion , Chef d'antenne.
Pour déployer Mon Suivi Justice dans votre service, il suffit de remplir ce formulaire en ligne.
Ensuite, notre équipe se charge de tout ! + d'informations sur le déploiement ici
Au moment du déploiement et pour vous faciliter la prise en main de l'outil, les profils de tous les agents utilisateurs sont créés par notre équipe et les probationnaires sont importés depuis le logiciel APPI. Il ne vous restera plus qu'à compléter les numéros de téléphone des probationnaires pour leur envoyer des SMS de rappel.
Après le déploiement, il reviendra aux administrateurs locaux de créer ou modifier les profils des agents dans l'application, et aux greffiers et CPIP de créer les profils de nouveaux probationnaires suivis.
Chaque service doit désigner un ou plusieurs administrateurs locaux pour gérer les paramètres du service dans l'application Mon Suivi Justice.
L'administrateur local peut créer, modifier ou muter des agents dans son service - créer et modifier les lieux de convocation du service - désarchiver le profil des probationnaires et créer des créneaux de convocation pour la sortie d'audience et la fonction DDSE.
Lorsqu'un service déploie les outils MSJ, notre équipe propose une formation à l'ensemble des agents utilisateurs qui se déroule en principe par visio-conférence.
Si vous n'avez pas pu bénéficier d'une telle formation, de plusieurs options de formation s'offrent à vous :
- demander un rdv personnalisé avec un membre de notre équipe avec ce formulaire,
- se former grâce à nos vidéos en ligne ici
Un SPIP peut déployer les outils MSJ et utiliser en autonomie l'outil de rappel SMS.
L'outil de sortie d'audience nécessite en revanche que le tribunal judiciaire du ressort ait également déployé MSJ.
Un tribunal judiciaire déployer l'outil MSJ pour les rappels de convocation et la sortie d'audience, même si le SPIP de son ressort ne l'utilise pas. La sortie d'audience sera alors limitée aux convocations devant le JAP.
Pour l'instant, l'outil de sortie d'audience ne fonctionne qu'entre les services d'un même ressort.
L'inter-ressort, en expérimentation dans certaines cours d'appel, permettra à terme de prendre des convocations de sortie d'audience sur d'autres ressorts, et d'améliorer ainsi le suivi des probationnaires qui ne résident pas dans le ressort où ils ont été jugés.
N'hésitez pas à nous contacter si vous êtes intéressés.
Protection des données et sécurité
La charte de sécurité énonce clairement les règles applicables aux utilisateurs sur Mon Suivi Justice tant en termes de sécurité, que de bonnes pratiques à suivre ou encore quant aux mesures que nous mettons en œuvre pour protéger vos informations ainsi que celles des probationnaires.
Dès qu'elle sera mise en ligne, vous devrez lire et valider cette charte une seule fois afin de continuer à utiliser Mon Suivi Justice, et de même pour tous les nouveaux utilisateurs de Mon Suivi Justice.
En cas de mot de passe oublié, cliquez sur le bouton "Mot de passe oublié?" et saisissez votre adresse mail. Un lien vous sera envoyé afin de réinitialiser votre mot de passe.
Si vous avez saisi trois de fois un mot de passe erroné, votre compte a été temporairement bloqué pour raison de sécurité.
Afin de le débloquer, écrivez nous sur support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr
La protection des données est essentielle pour l’équipe MSJ qu’il s’agisse des données des agents ou de celles de probationnaires.
Mon Suivi Justice ayant vocation à intégrer PRISME, ce dernier est soumis à la directive “Police Justice” reprise dans le titre III de la Loi dite "Informatique et Libertés".
Mon Suivi Justice fait partie intégrante de l’AIPD de PRISME quant aux modalités de mise en oeuvre des droits des personnes dont les données à caractère personnel sont enregistrées : droit à l’information, droit d’accès, droit à la rectification ou encore à l’effacement. Le droit d’opposition est exclu du fait de l’application de la directive Police Justice. Les probationnaires ne peuvent dès lors pas s’opposer au traitement de leurs données dans MSJ. Il peuvent toutefois refuser la réception de SMS, fonctionnalité qui touche à leur vie privée.
L’Analyse à la Protection des Données (AIDP) de PRISME est actuellement en cours de rédaction par les services de la DAP et de la DSJ et sa soumission pour la CNIL est prévue pour 2024. S’en suivra une saisine du Conseil d'Etat pour prise de décret.
Le contenu du décret sera codifié dans le code pénitentiaire et détaillera les modalités d’application des droits des personnes. A titre d’exemple, le droit à l’information sera notamment remplis par le biais de mention dans les trames de PRISME.
Les probationnaires ne peuvent pas s'opposer au traitement de leurs données dans MSJ, mais ils peuvent refuser de recevoir des SMS sur leur téléphone personnel.
Le recueil de leur consentement n'a pas besoin d'être formalisé : il suffit d'informer le probationnaire en sortie d'audience, ou lors d'une convocation de suivi SPIP/SAP. Si le probationnaire s'oppose à recevoir des SMS, vous pourrez alors cocher la case "ne souhaite pas de recevoir de SMS" dans son profil MSJ.
Si la personne est absente, elle bénéficiera prochainement d'une fonctionnalité de STOP SMS laquelle leur permettra de s'opposer à la réception des messages.
Si vous archivez la fiche d'un probationnaire, sa fiche sera automatiquement supprimée de notre base de données au bout de six mois.
Tous les agents utilisateurs des services d'un même ressort peuvent consulter les fiches des probationnaires de ce ressort et l'historique de leurs convocations.
Ainsi, les agents du SPIP, ceux du SAP et ceux du BEX peuvent consulter la liste des probationnaires enregistrés sur leur ressort, et les convocations prises par le service d'application des peines et par le SPIP.
Les utilisateurs ne peuvent pas consulter les fiches des probationnaires sur d'autres ressorts.
Outil SMS
Pour savoir comment créer un probationnaire, rdv ici.
Pour savoir comment convoquer un probationnaire, rdv ici.
Le probationnaire reçoit un SMS dont l'expéditeur est nommé "RDV Justice" et auquel il ne peut pas répondre.
Les modèles de SMS sont les mêmes pour tous les services mais personnalisables dans une certaine mesure.
Le SMS contient :
- le type de convocation,
- la date, l'heure et le lieu de convocation,
- le numéro du standard ou du mail à contacter en cas d'imprévu,
- un lien vers la page publique du service sur le site Mon Suivi Justice, où le probationnaire trouvera de nombreuses informations complémentaires.
Lorsque vous créez une convocation dans l'application, deux options s'offrent à vous :
- envoyer immédiatement un SMS de convocation, qui sera automatiquement complété d'un SMS de rappel 24 ou 48h avant la convocation.
- envoyer uniquement le SMS de rappel 24 ou 48h avant la convocation.
Dans tous les cas, si vous avez indiqué le numéro de téléphone du probationnaire et que la case d'opposition à la réception des SMS n'est pas cochée, celui-ci recevra automatiquement un SMS de rappel.
A ce jour, vous pouvez être certain que le SMS est bien parti de notre opérateur vers la ligne du probationnaire : il s'affiche dans l'historique de la convocation.
Il n'est en revanche pas possible d'être certain à 100% que le probationnaire a réceptionné le SMS en cas de faux numéro ou d'erreur dans la saisie, de fermeture de la ligne ou autre problème technique.
Nous y travaillons activement afin que prochainement, vous soyez informés de la réception ou non du SMS par le numéro du probationnaire.
Pour savoir comment annuler ou replanifier une convocation, rdv ici.
Nous pouvons personnaliser le contenu de vos SMS dans une certaine mesure (limite de nombre de caractères). Les modalités sont réalisées pour tout un service et non individuellement.
Pour ce faire, merci d'adresser une demande à support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr.
Il n'est pas possible d'intégrer des fichiers aux SMS envoyés aux probationnaires.
En revanche, votre probationnaire recevra par SMS le lien de votre page publique où vous pouvez indiquer toutes les informations utiles pour qu'il se rende à sa convocation.
Non : les SMS sont uniquement envoyés à partir des convocations individuelles des probationnaires.
A ce jour il n'est pas possible de renvoyer un SMS de confirmation pour une convocation déjà prise.
Vous pouvez seulement envoyer un SMS de replanification ou d'annulation de la convocation une fois qu'elle est enregistrée.
Seule l'équipe MSJ est habilitée à créer de nouveaux types de convocations.
Si vous estimez qu'un type de convocation manque à l'application, merci de nous l'indiquer sur support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr.
Il n'est pas possible d'enregistrer deux fois le même numéro de téléphone dans l'application.
Il convient alors de demander à un des probationnaires d'utiliser un autre téléphone, ou de n'utiliser ce numéro que pour l'un des deux probationnaires.
Sortie d'audience
L'outil de sortie d'audience permet au greffier BEX ou au greffier correctionnel de créer de nouveaux profils de probationnaires et de les inscrire immédiatement après l'audience pour une convocation de sortie d'audience SAP et SPIP sur des plages de créneaux créées par les services dans l'application.
L'outil SAP DDSE permet au greffier d'application des peines d'inscrire les probationnaires sur des créneaux mis à disposition par les agents en charge de la pose dans l'application pour la pose de bracelets électroniques.
Si votre service ne dispose pas encore de la sortie d'audience, vous pouvez prendre contact avec nous support@mon-suivi-justice.beta.gouv.fr.
Les agents avec un rôle d'administrateur local au sein de leur SPIP ou de leur SAP peuvent créer, modifier et fermer des créneaux de sortie d'audience.
En général ce rôle incombe aux greffiers d'application des peines et aux secrétariats des services pénitentiaires d'insertion et de probation.
Pour savoir comment créer des créneaux, rdv ici.
Pour savoir comment créer des créneaux, rdv ici.
Pour savoir comment supprimer des créneaux, rdv ici.
Interface probationnaire
L'interface probationnaire est un espace numérique sécurisé sur lequel le probationnaire peut retrouver l'ensemble de ses convocations SAP et SPIP, ainsi que les contacts de ses interlocuteurs.
Cet outil vise à faciliter le suivi de l'exécution de sa peine par le probationnaire.
Vous pouvez inviter votre probationnaire à utiliser cette interface depuis la page de son profil. Il pourra ensuite créer son espace à l'aide de son numéro de téléphone et d'un mot de passe sécurisé.
Les utilisateurs pouvant inviter des probationnaires à créer leur espace sont :
- le CPIP pour ses probationnaires suivis,
- le DPIP pour les probationnaires de son service,
- l'administrateur local pour les probationnaires de son service.
Oui. Vous pouvez relancer une fois le probationnaire qui n'aurait pas répondu à votre invitation.
Cette information sera affichée sur la page du profil du probationnaire.
Le probationnaire a accès sur son interface aux détails de ses convocations passées et futures, ainsi qu'aux coordonnées de ses interlocuteurs en SPIP si vous les avez partagées.
Vous pouvez choisir de partager vos coordonnées professionnelles avec vos probationnaires en vous rendant sur la page de votre profil, et en cochant la case "partager mon téléphone" et/ou "partager mon email".
L'email et le téléphone que vous aurez indiqué sur votre espace apparaîtront ensuite sur l'interface du probationnaire.
Si le suivi du probationnaire prend fin, il n'aura plus accès aux coordonnées des interlocuteurs SPIP sur son espace.
Administrateur local
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Si un agent quitte votre service et ne rejoint pas un service doté de MSJ :
- vous pouvez supprimer cet agent de votre base de données depuis l'onglet administration.
Si un agent arrive dans votre service :
- vous pouvez créer son profil depuis l'onglet administration
- si son service précédent n'a pas effectué sa mutation, l'application vous demandera de confirmer sa venue dans votre service.